Salon professionnel en région : nourrir l'équipe du stand et recevoir les visiteurs

Ce que mange un stand pendant trois ou quatre jours

Un salon professionnel dure en général trois ou quatre jours, et l'équipe du stand n'en sort presque pas. Elle arrive avant l'ouverture des portes, reçoit des visiteurs jusqu'au soir et déjeune quand l'allée se calme, souvent debout derrière le comptoir. Aux heures de pointe, les points de restauration du parc sont pris d'assaut : chaque file d'attente pour un sandwich, c'est un commercial absent du stand au moment où les visiteurs passent.

La restauration d'un stand répond donc à trois besoins distincts. L'équipe, d'abord : un petit-déjeuner avant l'ouverture et un déjeuner qui se prend en dix minutes, sans quitter l'allée. Les visiteurs, ensuite : un café et quelques douceurs pour retenir quelqu'un le temps d'une démonstration ou d'un rendez-vous. Les clients et partenaires invités, enfin : un cocktail de stand en fin de journée, qui transforme une visite en relation.

Ces trois besoins n'ont ni les mêmes horaires ni les mêmes contraintes. Le petit-déjeuner doit être sur le stand avant l'ouverture au public, les plateaux-repas avant midi, le cocktail une heure avant l'arrivée des invités. C'est pourquoi une commande de salon se construit jour par jour et moment par moment, avec un effectif pour chacun, plutôt qu'en un seul bloc livré le premier matin et stocké sous le comptoir.

Les quantités par jour et par personne

Les repères ci-dessous valent pour une journée de salon type, de l'ouverture des portes à la fermeture. Ils distinguent l'équipe, dont l'effectif est connu, des visiteurs, dont le nombre ne l'est jamais. Pour l'équipe, comptez l'effectif réel du jour, hôtesses et techniciens compris s'ils mangent avec vous : sur un salon, ce sont souvent eux que l'on oublie au moment de commander.

Pour l'accueil des visiteurs, raisonnez en rendez-vous plutôt qu'en passages : un café se sert à ceux qui s'assoient, pas à tous ceux qui longent le stand. Pour le cocktail, c'est la liste des invités qui fait foi, avec une marge de 10 % au plus, car les absents de dernière minute compensent les invités ajoutés le jour même. Côté régimes, prévoyez au moins un plateau végétarien sur quatre et signalez à la commande les besoins sans porc ou sans gluten, jour par jour.

Exemple : quatre jours de salon, huit personnes sur le stand

Prenons un exposant présent quatre jours, avec huit personnes sur le stand chaque jour, une trentaine de rendez-vous assis par jour et un cocktail clients le deuxième soir pour quarante invités. Ce schéma donne les volumes du tableau ci-dessous. Ce sont eux qu'il faut transmettre pour obtenir un devis juste : un effectif par jour et par moment, pas un effectif moyen pour toute la durée du salon.

Le minimum de commande est de 300 € par livraison. Pour une petite équipe, le petit-déjeuner seul ne l'atteint pas : on regroupe donc ce qui se consomme dans la même demi-journée, le petit-déjeuner de l'équipe avec le café des rendez-vous du matin, les plateaux du midi avec le café de l'après-midi. La place et le froid manquent aussi sur un stand : demandez un réfrigérateur pour la réserve au service exposants ou à votre standiste, et calez chaque livraison au plus près du moment où elle se consomme.

À cette échelle, hors Île-de-France, comptez 5 jours de délai : les délais de 48 h et 72 h sont réservés aux grands événements, et le formulaire de devis indique celui qui s'applique à votre commande dès que vous saisissez la ville, la date et l'effectif. Pour une équipe nombreuse présente tous les jours, la formule salon chiffrée à la journée, dégressive avec la durée, peut remplacer ce détail moment par moment.

Livrer sur un stand : badge, horaires, hall et allée

Un parc d'exposition ne se livre pas comme un bureau. Les véhicules n'y entrent qu'avec un badge ou un pass délivré par l'organisateur du salon, sur des créneaux fixés à l'avance, souvent avant l'ouverture des portes au public. Pendant le montage et le démontage, les accès sont encombrés par les standistes, et pendant les heures d'ouverture, chaque parc encadre la circulation des livraisons dans les halls.

Ce qui fait arriver une livraison au bon stand, c'est une adresse complète au sens du salon : le nom du salon et du parc, le numéro du hall, l'allée et le numéro du stand, la porte ou le quai réservés aux exposants, et le nom et le portable de la personne qui réceptionne. Le badge ou le pass véhicule se demande auprès de l'organisateur, dans les délais fixés par le guide de l'exposant, souvent la date la plus précoce de tout le dossier.

À Eurexpo Lyon, par exemple, les exposants entrent par la porte Est qui leur est réservée, et le pass de montage et de démontage se commande auprès de l'organisateur du salon. Au Parc Chanot, à Marseille, les horaires de montage et les modalités de livraison propres à chaque manifestation figurent dans le guide de l'exposant, consultable en ligne une fois identifié. Lisez ce guide avant de commander : il dit à quelle heure un véhicule peut entrer, donc à quelle heure le petit-déjeuner peut être sur le stand.

Les règles des parcs sur les traiteurs extérieurs

Chaque parc d'exposition fixe ses propres règles pour les traiteurs extérieurs, et chaque organisateur peut y ajouter les siennes dans le règlement du salon. Certains parcs travaillent avec un traiteur partenaire installé sur place et une liste de traiteurs référencés ; d'autres réservent tout ou partie de la restauration à cette liste. La seule source fiable est le guide de l'exposant de votre salon, ou la réponse écrite de son organisateur.

Deux exemples relevés sur les sites officiels des lieux. Eurexpo Lyon présente un traiteur partenaire implanté sur le site, qui livre notamment des plateaux-repas sur les stands, ainsi que huit traiteurs référencés. Au Palais des Festivals et des Congrès de Cannes, les pauses, déjeuners et cocktails, comme la restauration sur stand, passent par les traiteurs référencés du Palais, et les bars et débits de boissons relèvent d'un concessionnaire exclusif.

Nous ne sommes le traiteur officiel ou référencé d'aucun parc ni d'aucun salon. Nous livrons en tant que traiteur extérieur, à la demande de l'exposant, là où le règlement le permet. Si le règlement de votre salon réserve la restauration sur stand à des traiteurs désignés, nous ne livrons pas le stand ; le cocktail clients peut en revanche se tenir hors du parc, dans une salle louée ou dans vos bureaux de la ville.

Délais de commande : 48 h, 72 h ou 5 jours

Pour les grands événements d'entreprise, nous intervenons partout en France. Dans les villes proches, Orléans, Tours, Le Mans, Rouen, Le Havre, Caen, Deauville, Angers et Amiens, la commande se passe au plus tard 48 h avant la première livraison. Partout ailleurs, de Lyon à Marseille, de Lille à Toulouse, à Bordeaux, Nantes, Strasbourg, Metz, Nice, Cannes ou Montpellier, le délai est de 72 h. En Île-de-France, le délai courant est de 24 h, et de 48 h dès 100 convives.

Les commandes plus modestes hors Île-de-France demandent 5 jours. Vous n'avez pas à calculer dans quel cas tombe votre salon : dès que vous indiquez la ville, la date et l'effectif, le formulaire de devis affiche le délai qui s'applique à votre commande. Si la date choisie est trop proche, il le signale avant l'envoi de la demande, ce qui évite de bâtir le planning du stand sur une livraison impossible.

Dans les faits, le délai qui compte sur un salon est rarement le nôtre. Le badge véhicule, le pass de montage et l'emplacement définitif du stand dépendent de l'organisateur, et ses échéances arrivent avant les nôtres. Commandez dès que le numéro de stand est connu : le paiement retient les dates, et il ne reste plus qu'à confirmer l'effectif de chaque jour.

Paiement, logistique et ce qui est compris

Tout est composé en Île-de-France. Hors Île-de-France, la livraison se fait en véhicule frigorifique avec conducteur, chaîne du froid maintenue jusqu'à la remise sur le stand, et cette logistique figure sur une ligne distincte du devis, calculée sur le kilométrage réel : elle se voit, elle ne se dilue pas dans le prix des plateaux. Sur un salon de plusieurs jours, chaque livraison apparaît dans la même proposition, avec son jour, son créneau et son contenu.

Nous livrons, nous ne restons pas : il n'y a pas de personnel de service sur le stand. Les plateaux-repas sont individuels, les pièces cocktail arrivent sur plateaux prêts à poser, et la vaisselle jetable est comprise, si bien qu'il n'y a rien à récupérer à la fermeture. Le dressage du buffet par notre équipe est possible en option, chiffré au devis. La coupe de champagne s'ajoute en option à 8,90 € par invité pour le cocktail de stand, si le règlement du salon autorise l'alcool sur les stands ; le petit-déjeuner, lui, reste sans alcool.

Le paiement se fait en totalité au moment de la commande, par carte bancaire (paiement carte sécurisé). C'est lui qui confirme la commande et retient les dates : rien n'est produit avant. Une facture pro forma est disponible depuis le devis pour votre service comptable, et une seule proposition couvre tous les jours et tous les moments du salon, de l'accueil du premier matin au cocktail du dernier soir.