Convention nationale en région : organiser la restauration de 300 à 5 000 participants

Ce qui change quand la convention quitte Paris

Une convention nationale, un séminaire de direction élargi ou un kick-off réunit en région plusieurs centaines, parfois plusieurs milliers de participants, sur une ou deux journées. Le menu est rarement la difficulté. Ce qui décide du bon déroulement, c'est la logistique : à quelle heure arrive chaque repas, à quel quai, qui le réceptionne, combien de postes de distribution sont installés. Hors de Paris, trois paramètres s'ajoutent : la distance, les règles du lieu et le délai de commande.

Les repas sont composés en Île-de-France puis acheminés en véhicule frigorifique avec conducteur, chaîne du froid maintenue jusqu'au lieu. Le cadre est fixé par l'arrêté du 21 décembre 2009 : à l'entreposage comme au transport, les préparations culinaires élaborées à l'avance se conservent à +3 °C au plus. Les grands volumes sont livrés en plusieurs lots prêts à poser, sur des créneaux de deux heures entre 7 h et 19 h : chaque repas arrive peu avant d'être servi, au lieu d'attendre des heures hors du froid.

Côté prix, les formules gardent leur prix par personne du catalogue, dégressif de 200 à 5 000 convives. La logistique hors Île-de-France s'ajoute sur une ligne distincte de la proposition, calculée sur la distance réelle : vous voyez séparément ce que coûte le repas et ce que coûte le transport, sans frais fondus dans le prix par personne. La vaisselle jetable reste comprise dans chaque formule, en région comme en Île-de-France.

Les délais selon la ville et l'effectif

Pour un grand événement d'entreprise, nous intervenons partout en France. Dans les villes proches, Orléans, Tours, Le Mans, Rouen, Le Havre, Caen, Deauville, Angers et Amiens, le délai minimum est de 48 h. Partout ailleurs, à Lyon, Marseille, Bordeaux, Lille, Nantes, Toulouse, Nice, Cannes, Montpellier, Strasbourg ou Metz, il est de 72 h. En Île-de-France, le délai courant reste de 24 h, et de 48 h dès 100 convives.

Le volume ajoute son propre délai, parce que la préparation et le nombre de véhicules augmentent avec lui : trois jours à partir de 500 participants, quatre à partir de 1 000, cinq à 2 000 et une semaine au-delà. Le plus long des deux délais s'applique. Une journée de convention pour 400 personnes à Rouen se commande donc 48 h avant, une convention de 1 200 personnes à Marseille quatre jours avant, et un kick-off de 3 000 personnes, où qu'il se tienne, une semaine avant.

Ces délais valent pour les grands événements. Une commande plus modeste hors Île-de-France, un comité, un déjeuner d'équipe ou une simple pause, demande cinq jours. Le formulaire de devis applique la bonne règle dès que la ville, les dates, les repas et l'effectif sont saisis. Dernier point : le délai est un minimum, pas une réservation. La date se bloque par le règlement, et dans une semaine chargée, les créneaux de livraison partent dans l'ordre des commandes réglées.

Accueil, pauses, déjeuner, cocktail : les quantités par personne

L'accueil café ouvre la journée, souvent entre 8 h et 9 h 30, pendant l'émargement. Le petit-déjeuner grand format prévoit 1,5 viennoiserie pur beurre par personne, des pains individuels et des tartines, 20 cl de jus d'orange pressé, des fruits de saison, du café à volonté en thermos, du thé et des infusions, de 13,30 à 14,10 € par personne selon le palier. Le matin, aucune boisson alcoolisée n'est proposée : l'accueil reste un moment café, thé et jus.

Pour la pause, la formule fruits frais de saison réunit corbeilles, brochettes, salade de fruits, café, thé et jus. Au déjeuner, trois formats répondent à trois situations. Le buffet séminaire sert une salle où l'on circule debout. Le plateau-repas individuel convient à une plénière qui reprend vite ou à des ateliers répartis en plusieurs salles. La lunch box, sandwich ou wrap généreux, salade, fruit, dessert et eau, nourrit les équipes techniques et celles qui ne quittent pas leur poste.

Le cocktail du soir remplace souvent le dîner. Le cocktail signature grand format compte alors 18 pièces par personne, dont 10 froides, 5 chaudes et 3 sucrées. Pour un cocktail de clôture en fin de journée ou avant un dîner, 10 pièces par personne suffisent : c'est le cocktail compris dans la journée de séminaire grand format, qui réunit accueil, deux pauses, buffet et cocktail. La coupe de champagne se commande en option à 8,90 € par personne ; la prévoir pour les deux tiers des convives est un bon repère.

Centres de congrès : chaque lieu fixe ses règles

Avant de choisir un traiteur, lisez les règles du lieu. Chaque centre de congrès fixe les siennes pour les traiteurs extérieurs, et elles priment sur toute proposition. Au Palais des Festivals et des Congrès de Cannes, les pauses, les déjeuners, les dîners et les cocktails se commandent auprès des traiteurs référencés du lieu, restauration sur stand comprise. Lille Grand Palais met en avant une sélection de traiteurs qualifiés, contrôlée par ses équipes. D'autres lieux admettent un traiteur extérieur sous conditions : faites-vous confirmer la réponse par écrit.

Les créneaux de livraison sont la deuxième contrainte. Les quais ont des horaires, souvent avant l'ouverture des portes, le véhicule doit être annoncé, le badge est demandé par l'organisateur et le contrôle de sécurité prend du temps. Transmettez-nous l'adresse du quai, la salle ou le hall, le créneau accordé et le nom du contact qui réceptionne, avec son portable. Demandez aussi s'il existe un office avec froid, électricité et point d'eau : sans office, chaque livraison se cale au plus près du repas qu'elle sert.

Quand un lieu impose ses traiteurs, nous n'y livrons pas, et nous le disons dès la demande. Nous restons utiles pour ce qui se passe ailleurs : une soirée dans un lieu privatisé qui accepte les traiteurs extérieurs, une réunion de préparation dans vos locaux régionaux, ou une seconde journée dans un autre site. Le tableau ci-dessous ne traduit aucun partenariat avec ces lieux : il reprend des repères qu'ils publient eux-mêmes, à vérifier avec eux pour votre date.

Le rétroplanning d'une convention en région

Une convention se prépare à rebours de la date. Le lieu se choisit en premier, et avec lui ses règles pour les traiteurs : elles décident de tout le reste. La restauration se chiffre ensuite, dès que les dates, la liste des repas de chaque jour et l'effectif de chaque repas sont connus. Les effectifs diffèrent souvent d'un repas à l'autre : la plénière du matin ne réunit pas forcément autant de monde que le cocktail du soir, et chaque repas se chiffre sur son propre nombre.

Le règlement en totalité confirme la commande et réserve les créneaux de livraison ; rien n'est produit avant. Réglez donc dès que la proposition convient, sans attendre le délai minimum, surtout en période de congrès où les créneaux se remplissent vite. La dernière semaine sert à la logistique : plan d'accès, quai, badges des véhicules, nom et portable du contact sur place. Signalez sans attendre tout changement de salle, d'horaire ou de contact : le jour J, c'est ce contact qui réceptionne et signe le bon de livraison.

Plusieurs jours, plusieurs repas, sans personnel de service

Une convention de deux jours avec accueil et déjeuner chaque jour, plus un cocktail le premier soir, représente cinq repas à livrer. Ils se chiffrent dans une seule proposition, avec un créneau et un effectif pour chaque repas, et si vous le souhaitez un menu de déjeuner différent chaque jour. Pour les plateaux-repas, indiquez pour chaque journée le nombre de plats de chaque choix, végétariens compris ; pour les buffets, le nombre de convives végétariens suffit.

Nous livrons prêt à poser, vaisselle jetable comprise, et il n'y a pas de personnel de service sur place. Le dressage du buffet par notre équipe est une option chiffrée sur la proposition. Si votre convention a besoin d'un personnel de salle pour l'accueil ou le réassort, il vient du lieu ou de votre agence événementielle. La vaisselle jetable n'a pas à être reprise en fin de journée : vos équipes et celles du lieu n'ont rien à trier ni à rendre.

Pour éviter les files d'attente, multipliez les points de distribution identiques plutôt que d'installer un buffet unique : les grands formats sont livrés en plusieurs lots prêts à poser, précisément pour répartir les postes dans les salles ou les halls. Chaque poste reçoit la même composition, alternative végétarienne comprise. Les allergènes figurent sur chaque fiche du catalogue, et les régimes particuliers se précisent à la commande, avec le nombre de convives concernés pour chaque repas.

Budget et paiement

Le prix par personne baisse à chaque palier, de 200 à 5 000 convives. Exemple tiré du catalogue : la journée de séminaire grand format pour 1 000 participants coûte 93,20 € par personne, soit 93 200 € pour l'accueil, deux pauses, le buffet du déjeuner et le cocktail de clôture. Hors Île-de-France, la logistique s'ajoute sur une ligne distincte, calculée sur la distance réelle ; le dressage, s'il est retenu, a lui aussi sa ligne.

Le règlement se fait en totalité, par carte, à la commande, par paiement carte sécurisé. C'est lui qui confirme la commande et réserve les créneaux de livraison ; aucune préparation ne commence avant. Les prix sont nets. Une même proposition couvre tous les jours et tous les repas de la convention, ligne par ligne, et pour une commande de cette envergure elle permet de saisir votre numéro de bon de commande, d'obtenir une facture pro forma et de distinguer le contact de facturation du contact sur place : vos achats valident un seul document.